О матричной волонтерской структуре.

Добавлено: 27.08.2009 03:55:23

О матричной волонтерской структуре

Все происходящее на фестивале нужно представить в виде ассоциации проектов.

Термины

Проект - совокупность людей, их действий и используемых ресурсов, направленных на решение задачи значительного масштаба.

Проджект - координатор проекта, человек, отвечающий за реализацию проекта в целом.

Гильдия - волонтерское сообщество, объединяющее волонтеров определенной специализации.

Гильдмастер - координатор гильдии, сосредоточенный на том, чтобы на фестивале были решены задачи гильдии. Координаторов в гильдии может быть несколько, поэтому под «гильдмастером» подразумевается человек или группа людей (небольшая).

Функция - совокупность задач, возникающих на пересечении гильдии и проекта, (исполнение специальности в рамках проекта).

Волонтер - человек, который безвозмездно участвует в работе над фестивалем в составе одного из фестивальных проектов, осознающий себя как специалист одной из гильдий.

Волонтерское объединение - сообщество волонтеров, характеризующееся общностью задач и наличием выделенной информационной среды.

Фестивальный проект - проект, тесно интегрированный в оргструктуру фестиваля.

Приглашенный проект - проект, приглашенный на фестиваль. Решает фестивальные задачи, но его структура слабо интегрирована с фестивальной оргструктурой, а программа курируется фестивалем в незначительной степени.

Коммерческий (фестивальный или приглашенный) проект - проект, ведущий коммерческую деятельность.

Артист - человек, приехавший на фестиваль, чтобы показать что-то посетителям: музыкант, актер, танцор, художник и т.д.

Классы проектов:

1) Фестивальные пространства (проекты, где происходит взаимодействие волонтеров, посетителей, артистов):
- большие сцены (больше чем на 500 чел)
- малые сцены (меньше чем на 500 чел)
- мастер классы
- кинозалы

2) Приглашенные проекты (то же, что и «фестивальные пространства», но сами решающие все вопросы своего функционирования). Обычно предполагается, что они заинтересованы в продвижении своего проекта, марки, которая работает в течение года независимо от фестиваля. Фестиваль курирует их программу в небольшой степени.

3) Фестивальные службы (решают задачи функционирования фестиваля, подразумевающие взаимодействие волонтеров посетителей, артистов). Являются центрами затрат.
- инфоцентр
- медцентр
- прессцентр
- энергетика
- связь
- рембригада
- логистическая группа
- МОРГ
- служба работы с музыкантами
- охрана

4) Фестивальные сооружения (сооружения, не входящие в какой либо проект, где не происходит взаимодействия участников, но к которым крайне полезно относиться как к проектам, то есть просчитывать ресурсы, определять волонтерские группы и координаторов, рассматривать в разных разрезах)
- мосты
- дороги
- артобъекты

5) Проекты-доноры (то же, что и «фестивальные службы», но являющиеся центрами образования выручки)
- автобусы
- автостоянки
- аск
- продажа сувенирки
- платные сервисы (камера хранения, зарядка устройств)
- сбор арендной платы с приглашенных коммерческих проектов
- коммерческие проекты фестиваля (например, можно самим торговать пивом)

6) Приглашенные коммерческие проекты (могут помогать фестивалю как деньгами, так и бартером)
- крупные пищевые точки
- чайные
- торговля
- прокат снаряжения

7) Зафестивальные проекты
- сайт
- отбор музыкантов
- отбор проектов
- акции
- поиск места
- планировка территории
- взаимодействие с властями
- создание фестивальной аудио и видео продукции
- создание агитационной продукции

Об укреплении проектов

Идея проектов в целом понятна. Проекты на той или иной стадии формирования уже существуют на ПХ и путь развития фестиваля очевидно заключается в укреплении этой практики. Что именно нуждается в укреплении?

1) Проекты должны осознавать себя отчетливей. Все волонтеры должны работать не на фестивале вообще, а в рамках каких-то конкретных проектов. При этом ядро волонтеров должно проявиться на очень ранних фазах подготовки.

2) Проекты должны гораздо глубже прорабатываться. При этом:
- план проекта вообще должен быть
- план должен быть цельным (проработаны все значимые стороны)
- план должен появиться на очень ранних этапах. Проекты, не проработанные к дедлайну (скажем 15 апреля), должны сниматься с фестивальной программы
- план должен быть проверен с точки зрения исполнимости и достаточности ресурсов
- в разработке планов должны участвовать волонтеры, которым предстоит участвовать в их реализации
- план должен быть опубликован. При этом формат должен быть понятен
- с планом должны быть обязательно ознакомлены все смежники

3) Проектам должны быть предоставлены возможности привлечения ресурсов.

Большая часть проблем фестиваля сконцентрирована в двух точках - в отсутствии культуры планирования и в дефиците ресурсов. Если бы ресурсов было завались, а также, если бы у нас была бы высокая культура планирования, то по большому счету можно было бы вертикальным делением (на проекты) и ограничиться.

Но если мы ограничимся проектным делением, то мы получим очень слабую структуру из-за того, что мы не сможем найти координаторов, которые смогут вытянуть проект. Как с точки зрения управления, так и с точки зрения ресурсов. Люди, которые возьмутся за реализацию проектов, сделают их не качественно и очень перенапрягутся. Из-за неоднородности качества проектов фестивальное пространство размоется. У посетителей и артистов возникнет масса претензий. Само по себе проектное деление жизнеспособно в одном случае - если за реализацию каждого проекта возьмутся готовые структуры с сильным бекграундом и мотивацией. Например, клубы. Но это очень сильно меняет формат фестиваля, поэтому этот вариант выносится за пределы обсуждения.

Гильдии

Если кратко, то основные проблемы фестиваля это:
- качество подготовки проектов
- дефицит ресурсов
Их нельзя решить полностью, но можно значительно снизить их остроту. Каким образом?

Предлагается в дополнение к системе вертикальных волонтерских объединений (проекты), создать еще систему горизонтальных волонтерских объединений (гильдии).

Гильдия - это сообщество волонтеров (специалистов), занимающихся сходными задачами в разных проектах, объединяющихся, чтобы совместно решать следующие задачи (задачи гильдии):
- вырабатывать оптимальные решения фестивальных проблем
- оптимизировать решение одинаковых задач: закупок материалов, использования инструмента и т.д.
- привлекать новых специалистов в гильдию и распределять их по нуждающимся проектам
- повышать вовлеченность и мотивированность волонтеров гильдии, увеличивать количество привлекаемых личных ресурсов

Главная же цель гильдии - помочь всем проектам решить у себя задачу гильдии. Допустим, задача гильдии дизайнеров в том, чтобы в каждом конкретном проекте были бы хорошо решены задачи дизайна. В связи с этим у ее гильдмастера следующие задачи:
- обеспечить работу гильдии (привлечение волонтеров, их распределение по проектам, инициирование обсуждения вопросов гильдии)
- привлекать ресурсы и распределять их по проектам
- совместно с проджектами прорабатывать их проекты, убеждаться в корректности планов
- "забить тревогу", если на стадии планирования оказывается, что соответствующий аспект в каком-то проекте не проработан
- страховать проджекта - в случае выпадения волонтера гильдии, ответственного в его проекте, перебросить ресурсы из других проектов или из резерва
- мониторить и верифицировать решение задач гильдии в приглашенных проектах
- собирать и публиковать материалы по работе гильдии - вести летопись гильдии

Предлагаемые гильдии (часть сложилась, часть необходимо сформировать):
- дизайнеры
- строители
- инженерные службы (энергетика и связь)
- охрана
- информационное взаимодействие с гостями фестиваля
- работа с артистами
- звук
- питание волонтеров
- хозяйственники (хранение материалов и инструментов на фестивале, ремонт)
- логистика (транспортировка, складирование, экспедирование) на фест
- бюджет (в большинстве случаев эта задача ложится на проджекта)
- аскеры
- худруки (артменеджеры проектов и всего феста)
- HR (распределение волонтеров по гильдиям до феста и работа с потребностями в волонтерах на самом фесте)
- туалеты
- МОРГ

Давайте грубо прикинем сколько у нас проектов - фестивальных сооружений порядка 7, фестивальных служб около 10, пространств около 10, проектов-доноров около 10. (Пока выпустим из рассмотрения приглашенные проекты, но держим в голове, что на координацию с ними нам тоже нужны ресурсы.) Если предположить, что гильдий порядка 15, то мы получаем матрицу с размерностью что-то типа 15 на 45. Соответственно, нам одних только координаторов нужно порядка 60.
Понятно, что матрица у нас не полная (ну например, в проекте медцентр совершенно не нужен аскер... хотя... :-) ) Тем не менее, мы получим порядка 200-300 функций, не говоря уж о том, что во многих функциях нужно значительно больше одного человека.
Простое количество необходимых адекватных людей, задач и связей сокрушительное. И первое, что приходит в голову - "давайте сделаем фестиваль скромнее". Тем не менее, если посмотреть на вещи трезво, то становится понятно, что - ну вот такой реально масштаб у фестиваля. Действительно, в работе над фестом принимали участие несколько десятков координаторов и несколько сотен волонтеров. И задачи стоящие перед фестивалем в целом решаются. Вопрос в том, чтобы научиться делать это несколько лучше.

Как бороться с дефицитом ресурсов?

Для начала нужно определиться с тем, что такое дефицит. Ведь на самом деле на ПХ09 ресурсов было привлечено невообразимое количество. Дефицит - это отставание имеющихся в распоряжении ресурсов от необходимых.
Очевидно, что бороться с дефицитом можно несколькими способами:
- привлекая больше ресурсов от посетителей
- привлекая больше ресурсов от волонтеров (увеличивая количество волонтеров и увеличивая степень вовлеченности каждого из них)
- уменьшая масштаб задач
- увеличивая эффективность использования ресурсов

Чем здесь помогает матричная волонтерская структура?

1) Предполагается, что нам удастся создать работающие волонтерские сообщества, и волонтеры будут вовлечены в подготовку фестиваля на гораздо более ранних стадиях. Если появится достаточное количество волонтеров, увлеченных идеей, то предполагается, что они смогут принять в фестивале более глубокое участие. Например, если бы каждый человек, который приехал на строяк копать туалеты, привез с собой лопату, топор, пилу, молоток гвозди и запас продуктов, то результат был бы сильно лучше, чем если бы он просто приехал с предложением "кто-нибудь скажите мне что делать".

2) Предполагается, что у каждого волонтерского сообщества будет свое лицо - раздел на сайте, где будут поститься материалы сообщества (подробнее об этом в другом разделе - трехзвенная информационная структура). Предполагается, что таким образом увеличится количество волонтеров, присоединившихся к конкретному сообществу с пониманием миссии сообщества.

3) Наведение порядка с оргструктурой выявит ее слабые места (кадровые дыры), и можно надеяться, что появятся люди, готовые взять на себя работу над донорскими проектами. Грубо говоря, если бы нам удалось на каждой сцене наладить аск и продажу сувенирки, то мы бы собрали принципиально больше денег. Обращаю внимание, что сейчас у нас нет конкретного механизма по привлечению волонтеров и предложения волонтерам координаторских задач.

4) Матричная структура очень поможет в планировании и проработке проектов. По состоянию на ПХ09 у нас нет никакого способа отличить проработанный проект от непроработанного. Если мы внедрим матричную структуру, то каждому проджекту придется провести на стадии подготовки совещания с каждым гильдмастером - иначе проект просто не заедет на фестиваль. Во время этих совещаний проблемы даже если не будут решены, то по крайней мере вскроется их наличие. Если мы добьемся, что эти совещания будут задокументированы в информационной системе, то общая готовность фестиваля будет понятна для смежников, что в конечном итоге должно сыграть позитивную роль.

Ну так вот. В реализованной матричной системе, те проекты, которые не смогут подготовиться хотя бы на уровне проработки планов к дедлайну - просто не заедут на фестиваль. Соответственно фестиваль будет скромнее :-).

5) Если удастся запустить в гильдиях процесс продумывания вопросов и поисков путей оптимизации, то можно надеяться, что с теми же ресурсам удастся сделать больше.

Кратко. Проблема хронического дефицита ресурсов преодолима за счет того, что:
а) волонтерские сообщества с конкретными планами будут привлекать ресурсы эффективнее, чем на ПХ09
б) будучи внедренной, матричная система позволит существенно улучшить качество проработки проектов

Давайте остановимся на последнем тезисе поподробнее.

Улучшение качества проработки проектов

В настоящий момент действует следующий принцип: Харлей встречается с каким-то человеком, методом пристального взгляда оценивает его надежность, сообщает ему в общих чертах задачу, после чего об этом человеке забывает. Ну а дальше - как повезет. :-)
Этот метод хорош, прежде всего простотой реализации. И я считаю, что этот метод себя в целом оправдывал. Интуитивно - соотношение заваленных проектов к заявленным, что-то типа 5/10 и это на самом деле прекрасный показатель. Мировая практика стартапов говорит, что из 10 запущенных проектов выживает 1. Иными словами, на ПХ эффективность проектов примерно в пять раз выше чем в целом по планете. :-)

В матричной системе этот метод предлагается проапгрейдить следующим образом - о проекте не нужно забывать:
- проект должен быть внесен в общую проектную сетку
- под проект должна быть собрана волонтерская команда (ядро из тех волонтеров, кто хочет именно этим проектом заниматься), при этом в сборе команды участвует как проджект, так и гильдмастера
- проект должен быть проработан с участием гильдмастеров и ядра волонтеров по всем учитываемым аспектам
- получившийся план должен быть опубликован для смежников
- под этот план должна быть доукпомплектована команда (путем публикаций призывов), дособраны ресурсы, доуточнены детали

Достоинство такого подхода - предположительно сильно поднимается надежность.
Недостаток - на стадии подготовки проекта придется серьезно поработать - координаторы должны будут потратить порядка 50 часов чистого времени, а волонтеры, берущие на себя функцию в рамках проекта - порядка 5 часов. Вообще-то, не очень понятно насколько наши люди готовы морочиться с детальным планированием - это не очень соответствует нашей ментальности - и в этом слабое звено всей концепции.

Кто кому подчиняется?

Не возникает ли в матричной системе проблемы двойного подчинения?

На самом деле в рамках ПХ никто никому не подчиняется. Это волонтерский фестиваль - здесь все участники – Добровольцы, соответственно в любой момент могут выйти из игры. Это казалось бы простое соображение очень сложно до людей доходит. Понятно почему - в реальном мире мы все привыкли к иерархическим отношениям. В чем природа подчинения в классической структуре? В двух вещах - в кнуте и в прянике. Руководитель может поощрить подчиненного, а может наказать. В коммерческой компании, человека можно оштрафовать, можно премировать, можно поднять в должности, а можно уволить. В армии командир может выдать солдату медаль, отпустить в увольнение, а может отправить в карцер или даже расстрелять.
На ПХ координатор сделать с волонтером не может ничего. Как только мы это прочувствуем, то мы сразу понимаем, что никакого подчинения на самом деле на ПХ нет. В лучшем случае есть игра в подчинение. Все что люди делают, они делают по доброй воле, потому что им интересна идея проекта, потому что им по приколу сделать какое-то хорошее дело.
По сути волонтер является спонсором фестиваля потому, что вносит трудовой вклад, который будучи монетаризирован, вылился бы в весьма круглую сумму.

Так в чем же тогда роль координатора по отношению к волонтеру, если он не является его начальником?
Координатор может:
- просить
- убеждать
- помогать
- вдохновлять личным примером
- советовать
- пропагандировать, упирая на значимость проекта
- и т.д.

Иными словами на ПХ нет власти, соответственно нет явления подчинения. Соответственно нет и проблемы двойного подчинения :-). А что есть? Поскольку координатор по отношению к волонтеру занимается не тем, что отдает приказ, а по сути тем, что упрашивает, матричная система сильно упрощает эту задачу потому, что волонтера упрашивает не один человек - проджект, а два - проджект и гильдмастер :-).
Я настоятельно рекомендую смотреть на проблему именно под таким углом, потому что это реалистично.

Вот. Это было маленькое юмористическое отступление.

А если серьезно, то суть дела в том, что у проджекта и гильдмастера принципиально разные функции. Поскольку они мало пересекаются, то и проблемы двойного подчинения нет.

Задачи гильдмастера:
а) создать среду, которая будет способствовать реализации проектов
б) убедиться, что в проектах не упущен аспект, который курирует гильдмастер

Задача проджекта - реализовать проект.

Давайте рассмотрим пример предполагаемого взаимодействия - гильдии дизайнеров и скажем проекта Сатурн.

Задачи гильдмастера дизайнеров:
- подобрать фото-материалы с предыдущих фестивалей и опубликовать их на сайте ПХ в разделе гильдии
- описать в увлекательном ключе роль дизайнера на ПХ и опубликовать волонтерский призыв
- раскрыть методы наведения красоты, указать списки наиболее востребованных материалов и опубликовать аск материалов и инструментов
- принять заявки от людей, желающих заниматься дизайном на фесте
- познакомить дизайнеров с имеющимися проектами
- познакомить дизайнеров друг с другом
- помочь проджектам подобрать дизайнера, чьи взгляды ему близки
- если проджект нашел дизайнера самостоятельно, нужно с ним познакомиться, ввести в систему общения фестивальных дизайнеров
- убедиться, что дизайнер и проджект сконтачились, начали что-то обсуждать, придумывать
- убедиться, что их придумки сформулированы до уровня каких-то эскизов
- убедиться, что эскизы опубликованы, что придумана не какая-то херота
- инициировать рассмотрение работ в рамках гильдии, чтобы дизайнеры других проектов ощущали уровень и планку
- провести гильдейское препати
- принять заявку на материалы
- попытаться убедить проджекта по максиму собрать ресурсы (степлеры, кисти и т.д.)
- проагрегировать запросы по всем проектам, понять как их можно скомпоновать, и совместно с логистиками организовать закупку материалов, убедиться, что все нормально доехало и было корректно поделено между дизайнерами проектов
- убедиться, что все дизайнеры заехали на строяк, понять есть ли проблемы и совместно с проджектами в случае необходимости запустить экспромт
- убедиться что все ништяк, весь ништяк отснять
- лучшие образчики ништяка вывесить на сайте в своем разделе вместе со ссылками на портфолио людей, которые этот ништяк сделали
- провести гильдейское афтепати

В идеале, у гильдмастера не должно быть еще и своего проекта. Гильдмастер должен главным образом помогать другим.

Теперь как выглядят задачи проджекта в контексте дизайна:
- самому или с помощью гильдмастера найти дизайнера
- рассказать ему концепцию проекта
- посмотреть эскизы, утвердить предложения дизайнера
- попросить дизайнера опубликовать эскизы
- вместе с дизайнером составить смету
- понять, что можно сделать силами команды проекта, а что требует ресурсов фестиваля
- согласовать получение ресурсов
- отконтролировать логистику доставки материалов
- отконтролировать способ, как дизайнер заедет на строяк, если что - помочь, заселить в своем лагере
- убедиться, что у дизайнера есть еда, инструменты, материалы и что он работает
- если по плану дизайнеру нужно помочь (скажем построить 5-метровый тотемный столб), сориентировать своих строителей
- если возник косяк и дизайнер не заехал, разрулить с помощью гильдии
- собрать по результатам феста фотки и видео, опубликовать в своем разделе на сайте, указать, что дизайнил такой-то человек, вот его портфолио, сказать спасибо

Задачи дизайнера:
- все придумать
- все просчитать
- все сделать

По моим ощущениям, проблемы с перекрывающимися полномочиями тут нет.

Что-то в этом роде может возникнуть только в ситуации острой нехватки ресурсов. Допустим, надо было купить 20 баллончиков с краской, а купили только 3. Тогда возникнет неприятная склока и игра в "этому дала, этому не дала". Или если продинамит значительная часть волонтеров. Тогда тоже будет сложно. Но это уже конечно совсем другая история. По крайней мере, вопрос полномочий тут не очень при чем.

«У семи нянек дитя без глазу»

У концепции есть слабое место - оно называется «у семи нянек дитя без глазу». Это в оптимистичном сценарии гильдмастер, проджект и волонтер работают дружно и скоординировано решают проблемы. В пессимистичном сценарии участники будут стараться спихнуть проблему - гильдмастер на проджекта, проджект на гильдмастера.

Ну вот такой сценарий:
У дизайнера Сатурна кончается зеленая краска. Дизайнер идет к Силуянову, Силуянов отправляет его к Махе, Маха говорит, что зеленой краски нет и не будет, и пусть Силуянов ее купит на стройрынке, раз он все равно мотается за довозом. Силуянов говорит, что это работа гильдии дизайнеров добывать краску, и пусть они сами сгоняют за довозом, тем более, что у него кончились деньги, и пусть Маха попросит деньги у Харлея. Ну и дальше в таком ключе :-)

Что тут можно сказать?
Во-первых. Особенность ПХ, в том, что как мы уже говорили "никто никому ничего не должен". Это факт, как бы печален он не был.
Во-вторых. Корень проблемы все-таки не в том, что Силуянов и Маха кивают друг на друга, а в том, что в описанной ситуации существует нехватка дофестивальных денег. Они кивают друг на друга в надежде, что на той стороне есть остатки ресурсов. Скажем, если бы у нас была чисто проектная система (все должен родить Силуянов) или чисто гильдейская (все должна родить Маха), ситуация не была бы сильно лучше. Потому что если денег нет, то хрен ты что с этим сделаешь.
В-третьих. Из описанной ситуации видно, что есть аж три человека, которым не пофигу (дизайнер, гильдмастер и волонтер). Соответственно, есть надежда, что кто-то из них дрогнет, скажет йопвашуматьсуки, достанет заначку и купит эту сраную краску на свои деньги - лишь бы проект не завалился.
В-четвертых. Если на фестивале существует дизайнерское сообщество и нормально работает связь, то матричная система повышает шанс, что где-то на другом конце полигона есть дизайнер у которого как раз есть лишняя зеленая краска, при этом он готов ею поделиться с братом дизайнером. Кстати, если нормально работает связь, то дизайнер не будет бегать между гильдмастером и проджектом, а все решится как-то в эфире.
В-пятых. И в главных. Из вышеописанной ситуации очень хорошо видно, что и проджект, и гильдмастер должны быть людьми, которым глубоко не пофигу на результат, что они должны уметь взаимодействовать друг с другом и быть заинтересованы в том, чтобы проблемы решались. Короче, нам нужны хорошие координаторы. А люди, которые при столкновении с трудностями склонны умыть руки, или сказать "это не моя проблема", нам не нужны. Как минимум в качестве координаторов.

Давайте еще попробуем рассмотреть кратенько пример взаимодействия в инфраструктурных проектах. Например, гильдия МОРГ и проект МОРГ.

Задачи гильдмастера:
- поддержка раздела на сайте, публикация материалов и призывов включаться в уборку мусора
- ведение обсуждения методов снижения количества мусора
- воздействие на посетителей с целью увеличить сознательность народа
- работа с проджектами, чтобы они на своих пространствах организовали уборку мусора, чтобы у них были ответственные за это люди
- сбор промоматерилов по работе волонтеров МОРГа

Задачи проджекта:
- проработать территорию
- понять где и сколько нужно выставлять мусорок
- сколько нужно бригад, какие они должны взять на себя сектора, чтобы отработать зоны за пределами пространств, сколько людей
- скомплектовать бригады, разделить зоны ответственности
- понять сколько нужно мешков, перчаток, организовать закупку, завоз
- разрулить транспорт для вывоза мусора
- убедиться, что волонтеры заехали, понять что все встали лагерем, что на дежурство заступили, что сбоев нет
- убедиться, что со сцен дали объявления на тему присоединения к уборке

Ну и т.д.

Еще разбор взаимодействия между инфраструктурной гильдией и инфраструктурным проектом - медики.

Задачи гильдмастера:
- ведение раздела на сайте, публикация основных проблем и описаний подвигов волонтеров-медиков
- призыв присоединиться к волонтерам-медикам
- призыв к посетителям брать с собой полисы, основные лекарства, агитация, чтобы люди не травились, не перлись на фест в прединфарктном или допустим в предродовом состоянии
- работа с проджектами на тему соответствующей подготовки проектов. Убедиться что, строители не строят какой-нибудь тяжелой, ненадежной травмоопасной херни, что на всех фестивальных пространствах есть человек, способный оказать неотложную помощь, есть носилки и комплект первой помощи, что все понимают куда звонить и как эвакуировать в случае чего, что пищевики понимают, что делают и не собираются отравить сотню людей и т.д.
- проработка взаимодействия с горбольницей, скорой помощью
- хорошо бы понимать, кто из посетителей обладает спецквалификацией и как его найти на фесте

Задачи проджекта медцентра:
- понять задачи медцентра, рассчитать его мощность, необходимый инструментарий, количество лекарственных комплектов, понять какое нужно строение
- выбить ресурсы на закупку материалов, бригаду строителей, транспорт, связь, разрулить питание
- собрать волонтеров, готовых работать в медцентре, с ними проработать задачи, понять какие есть дыры
- убедиться, что медики заехали на фест, встали лагерем, что все на месте и готовы работать
- убедиться, что готов транспорт, что есть координация с местной больницей и скорой
- убедиться, что работает все хозяйство, есть еда для волонтеров, электричество, связь, что люди могут нормально выполнять свою задачу

Из этих двух примеров видно, что гильдмастер - это человек, который налаживает связи, ищет возможности, а проджект - это все-таки администратор. Это может быть и один человек, но лучше все-таки делить задачи.

Комплектация гильдий

Если концепция матричной волонтерской структуры будет принята, то нам предстоит пройти процесс по формированию гильдий. В значительной степени эти процессы уже произошли - как минимум существует костяк людей, которые занимались специальностью на протяжении какого-то количества фестивалей. Вопрос только в том, удастся ли нам убедить этих людей провести какую-то организационную работу до фестиваля. Хочется надеяться, что если нам удастся оперативно запустить трехзвенную информационную систему, то процесс этот не затянется. А уложиться с ним нужно до нового года.

Волонтерское сообщество по большому счету может быть устроено внутри как угодно, при условии, что решаются задачи гильдии и исполняются некие базовые принципы ПХ.

Во многих случаях гильдия или ее основа у нас уже есть. То есть существует некий костяк участников, и есть человек или группа людей, которые могут взять на себя задачи гильдмастера. В этой ситуации остается только сформулировать задачи гильдии, задачи гильдмастера и общую последовательность действий.

Если гильдии как таковой нет (то есть существует понимание необходимости гильдии и ее нужно сформировать), можно воспользоваться вот такой последовательностью действий. (Предполагается, что в ближайшее время нам удастся запустить систему, в которой волонтеры смогут зарегистрироваться как участники конкретных профессиональных сообществ). По факту запуска комьюнити гильдии, участники гильдии должны сделать следующее:
- понять, кто в сообщество вошел
- понять, кто из участников обладает соответствующим фестивальным опытом
- запустить проект "летопись гильдии" - собрание материалов о решении задач гильдии на предыдущих фестивалях, кто и что делал, кто продолжает участвовать, а кто вышел из игры
- связаться с теми, кто вышел, оповестить о происходящем
- на этом этапе должны определиться те, кто с одной стороны обладает фестивальным опытом, а с другой стороны заинтересован в том, чтобы поддерживать движуху в межфестивалье
- провести малое собрание гильдии (кто смог прийти), составить на нем черновики списка задач гильдии и списка задач гильдмастера, ну и конечно познакомиться друг с другом
- на малом собрании сосредоточиться и выявить основы мифологии гильдии (то есть понять что же происходит «на самом деле»)
- списки задач уточнить в комьюнити гильдии
- уточнить списки задач в общем комьюнити ПХ
- после того, как определится состав задач, нужно найти людей, готовых взять на себя задачи гильдмастера (на этой стадии люди должны уже познакомиться достаточно, чтобы понять кто может и хочет быть гильдмастером)

Подчеркну один момент. Если слишком много людей захотят быть гильдмастерами, то это даже хорошо. На этой стадии уже есть список задач и его можно разделить между желающими. Те, кто реально что-то сделают, те гильдмастерами и будут. Поскольку у гильдии роль агитационно-совещательно-контрольная, то никаких особых проблем наличие нескольких гильдмастеров вызвать не должно. По крайней мере, пока они в состоянии поддерживать консенсунс.

Допустим, у нас обратная ситуация - в гильдии мало записавшихся, нет ядра. И при этом такая гильдия нужна. В таком случае, HR-гильдия совместно с PR-гильдией должны провести поиск людей, которые занимались на фесте чем-то подобным. Начать "летопись гильдии" и на основе летописи составить и опубликовать волонтерский призыв. Предположительно, если расписать людям важность гильдии и историю вопроса, кто-то проявится.

В отличие от проектов, на которые ложится реальная исполнительная нагрузка, у гильдий задач не так много и они на первый взгляд не так сложны. Наполнить раздел сайта контентом, провести обсуждения, встречи, написать агитматериалы по привлечению волонтеров и ресурсов, участвовать в обсуждениях проектов, проверять исполнимость. Задачи гильдии вполне реалистичны - по сути тут не нужно ничего, кроме желания. Сложность в том, что если на каком-то участке гильдмастера будут вести себя пассивно, то это будет заметно не сразу и проявится когда придет пора реализовывать проекты. Поэтому гильдмастера должны быть людьми надежными, добросовестными, готовыми серьезно работать в течение сезона подготовки. Что делать, если какой-то гильдмастер ведет себя недостаточно активно, если реальной деятельности нет? Эта ситуация должна выявиться на собрании (хоть бы и виртуальном) гильдии. То есть: есть список задач, ни одна не решена к дедлайну (по гильдиям дедлайн должен быть 15 марта) - гильдия должна принять меры и усилить руководство гильдии, вплоть до полной смены. К 16 марта все гильдии должны закрыть все свои подготовительные вопросы.

Комплектация проектов и бюджет фестиваля

Я предлагаю задекларировать принцип - каждый проект открывается сроком ровно на один фестиваль, в отличие от гильдии, которая существует "всегда". С одной стороны это нужно для того, чтобы люди не боялись приходить в движение (ну типа – «мы участвуем только один раз, а потом будем приезжать зрителями» кхе-хе). С другой стороны, если мы будем каждый год пересобирать проекты, то тем самым будет на уровне архитектуры задана ротация проджектов - слабые проджекты просто не смогут на следующий год собрать команду и ресурсы. По окончанию работы проект распускается, результат работы проекта публикуется на сайте в соответствующем разделе ("сцена Солнце 2009" или "охрана 2008").

Вопрос комплектации проектов неразрывно связан с вопросом фестивального бюджета. Вопрос формирования и исполнения бюджета выходит далеко за рамки темы, поэтому остановлюсь только на моментах, имеющих отношению к вопросу формирования проектов и их взаимодействия с гильдиями.

Перед тем, как всерьез заниматься комплектацией проектов, нужно понять примерно - что мы делаем и какой примерно бюджет.
Бюджет фестиваля следующего года можно прикидочно оценить на основе данных года предыдущего. Вообще, перед тем, как что-то планировать, нужно сделать прикидочную оценку. Оценить предполагаемую прибыль от проектов-доноров, прикинуть сумму, которую нужно потратить на инфраструктуру и сооружения. От разницы порядка 35% лучше вывести в резерв. Остаток даст оценку суммы, которую можно будет потратить на культуру.
Ну и конечно, некое фестивальное ядро (вопрос что это такое выходит за рамки обсуждения) должно прийти к какой-то ориентировке по концепции. Допустим "делаем все как в прошлый раз, но поаккуратнее", или "в следующем году фестиваль проводим на Белом море.

Если гильдии по своей природе - это прежде всего ассоциации, и авторское начало в гильдии должно быть размытым (проявляться только в экстремальных ситуациях), то проект - это по определению вещь гораздо более авторская.

Инфраструктурные проекты формируются из инфраструктурных гильдий. В какой-то момент обсуждений должен появиться человек, который скажет «я хочу реализовать вот этот проект». Если гильдия ему доверяет, то человеку дается зеленый свет на запуск проекта. Если такой человек не появляется, а проект нужен, то гильдмастера должны конкретно сформулировать задачи проекта, и объявить призыв на комплектацию проекта. Если проект действительно нужен, то команда обязательно соберется (это было заклинание :-) ).
После того, как человек, желающий реализовать инфраструктурный проект (потенциальный проджект), получает добро у гильдии на предварительную проработку, на основе общих вводных он готовит черновики проектов в двух вариантах - минимальный бюджет и оптимальный бюджет.
Пакет бюджетов инфраструктурных проектов задаст один из бюджетных ориентиров.

Проекты-доноры формируются по трем шаблонам:
- на основе предыдущих успехов (если у человека получилось и у него есть желание продолжить)
- на основе предложения (приходит человек и делает предложение - как фестиваль может заработать)
- на основе сформулированной задачи (есть концепция, но нет команды для ее реализации) - по уже описанному алгоритму: формулируется задача, пишется призыв

Деятельность проектов-доноров опекается бюджетной гильдией в лице гильдмастеров:
- проверяется реалистичность планов
- ищутся и распределяются ресурсы
- контролируется исполнение планов (когда у нас разваливается автостоянка, гильдия об этом узнает более-менее сразу :-) )

Проекты фестивальных пространств. По аналогии с проектом "отбор", отбирающим музыкантов на следующий год, запускается зафестивальный проект "отбор проектов".
1) Гильдия худруков в расширенном составе образует совет (неформальный - группу людей, обладающих фестивальным опытом, авторитетом и чутьем), который формулирует и публикует требования к проектам:
- концепцию фестиваля следующего года
- ориентировочный состав и количество проектов
- пожелания по программе
- рамки по аудитории, которую проект должен удерживать
- ориентировки по выделяемому бюджету
- требования по минимальному составу команды проекта
- требования по минимальному количеству и составу ресурсов, которые проект должен изыскать самостоятельно
- требования по опыту команды
- и т.д.
2) Гильдия худруков проводит цикл консультаций с людьми, которые хотят реализовать проекты фестивальных пространств.
3) По окончании консультаций, из всех черновиков проектов утверждается какой-то пакет проектов для дальнейшей проработки - дается отмашка на доукомплектацию команды, подробный просчет и т.д. Напоминаю, проекты пространств, которые не могут уточниться к дедлайну (15 апреля) с фестиваля снимаются, команде предлагается джойниться к другим проектам.
4) Предположительно к 15 апреля мы получим достаточно подробные планы всех проектов. Эти планы будут опубликованы в информационной системе, доступны для общего ознакомления участникам. При этом планы всех проектов должны быть подписаны гильдмастерами всех гильдий в своей части. Разумеется, на практике единственное, что будет понятно - это наличие чудовищных дыр в фестивальной структуре и в бюджетах. Но мы уже получим состав проектов, допущенных до фестиваля, по каждому проекту общую конфигурацию и понимание, чего именно не хватает. Проджекты получат еще месяц до 15 мая, чтобы доукомплектовать проекты, дособрать команду и ресурсы.
5) 15 мая нужно будет еще раз проверить готовность проектов, оценить реалистичность бюджета и готовность команд. Если по каким-то проектам будут проблемы, можно будет их расформировать или упростить до уровня, в котором их реально исполнить.

В предложенной схеме, в межфестивалье основную работу делают гильдмастера, на стадии подготовки участие примерно равное, на фестивале ключевую роль играют проджекты - все специалисты уже работают в рамках каких-то проектов и предположительно у них готовы фронты работ. Участие гильдмастера на фестивале требуется в аварийных ситуациях - если оказывается, что вылетает спец в каком-то проекте или внезапно накрылся какой-то ресурс - в этой ситуации гильдмастер обязан принять активнейшее участие в разруле. Кроме того, гильдмастер обязан представлять как решается задача гильдии во всех проектах. Можно легко себе представить какой-то сбой, который проджект упускает из рассмотрения, и гильдмастер по идее обязан контролировать, чтобы ни на одном участке не было сбоев, о которых никто не в курсе.
Отсюда видно, что гильдмастер несет много резервирующих и контрольных функций. Кроме того, на гильдмастере лежит роль по распределению ресурсов, которые собрала гильдия, соответственно гильдмастер должен быть равноудален от проектов. Вывод прост - не стоит допускать ситуации, когда гильдмастер где-то выполняет роль проджекта. Да, конечно, стоит вопрос нехватки адекватных людей. Но если фестиваль не может решить задачу - привлечь людей, то это явный признак, что мы делаем что-то не так.

Ресурсы, привлекаемые командой проекта

Особый вопрос - требования по ресурсам, привлекаемым командой проекта. Этот вопрос заслуживает отдельного подробного рассмотрения, тем не менее выскажу несколько соображений.
Умение привлечь ресурсы - это лакмусовая бумажка, надежно отличающая человека, способного сделать проект, от человека, который может только пообщаться на заданную тему. Если человек смог собрать хотя бы часть команды, намутил какую-то сумму, нашел какие-то мазы, значит ему (а) кто-то доверяет, (б) ему не пофигу на результат. (Забавное исключение - идиот с деньгами, но если денег много, можно разрулить практически любую проблему:-) )

Некая слабость всей нашей системы, показанная на ПХ09, заключается в том, что контур зарабатывания денег и контур затрат были развязаны. Это может быть и не плохо само по себе, потому что для человека который занимается скажем сценой, вопросы зарабатывания - это лишний головняк, коих и без того много. Но на практике это привело к тому, что контур зарабатывания денег оказался очень ослаблен. Со слабостью контура зарабатывания денег можно бороться двумя принципиально разными способами:
1) Отдавать людям, участвующим в зарабатывании денег, часть прибыли.
2) При помощи вкладов проджекта, привязать его к общей ответственности и предоставить ему возможности для участия в контурах зарабатывания.

Первый способ лучше во всех отношениях, кроме одного - будет тяжело объяснить волонтерам почему в одних проектах они получают зарплату, а в других только тратят свои деньги.
Второй способ много геморройней, зато идеологически более чист.
Я думаю, что нужно каким-то образом комбинировать оба способа, но это тема для отдельного разговора.

Смысл второго способа следует раскрыть поподробнее - хочется быть понятым правильно. Допустим, проджект сцены должен найти где взять взаймы хотя бы 20% от затрат на организацию сцены. При этом он должен обеспечить работу на своей сцене асковой группы и знает, что этот аск покрывает прежде всего его затраты. Можно делать как угодно, но принцип именно такой. Проджекты (в т.ч. инфраструктурные) должны хотя бы минимально (на уровне 20%) участвовать в сборе денег для проведения феста, участвовать в контроле над зарабатыванием и предоставлять зарабатывающим проектам помощь людьми, рекламой и т.д. Проджектам не должно быть пофигу на косяки в контурах зарабатывания денег - мы все в одной лодке и все ответственные люди должны это понимать.
Впрочем, не надо забывать, что есть и другая крайность. Можно сделать решение в стиле "каждая сцена ставит пивную точку, инфоцентр торгует сигаретами, а охрана крутится как хочет". То есть, если сделать контур самофинансирования чересчур мощным, мы рискуем порвать фестивальное пространство на какие-то невменозные коммерческие лоскуты.

Привлечение и распределение ресурсов

ПХ всегда существовал на заработанные самостоятельно деньги и деньги от "народного спонсирования". То есть все, что произошло, произошло благодаря энергии и средствам обычных людей. Корпоративное, бюджетное или политическое финансирование в фестиваль никогда не привлекалось. Лично я считаю, что это очень правильная и важная практика, наполняющая фестиваль дополнительным смыслом. Я уверен, что этот принцип должен быть задекларирован и свято соблюдаем на уровне фестиваля в целом. Причины две:

1) Пока мы являемся народным фестивалем, это накладывает отпечаток на то, как к фестивалю относится слушатель. Пока люди знают, что все сделано на деньги таких же простых людей, можно надеяться на определенное уважение (хотя, есть конечно много таких, которым вообще на все наплевать, но их меньше). Можно надеяться, что уважение это может выливаться в разные формы помощи - трудовую, денежную, в то, что люди будут элементарно меньше свинствовать, понимая, что убираются на фесте не наемники на деньги какой-то корпорации. Как только пройдет информация, что в фесте серьезно участвуют деньги, допустим, крупной компании, посетитель сразу массово сменит отношение - перестанет быть гостем, которого пытаются порадовать добрые хозяева, а станет потребителем, которого пытается хитро поиметь коварная корпорация.

2) Пока все происходит по принципу "ребята вывернули карманы и устроили себе фестиваль", участники не склонны монетаризировать свой вклад. Как только мы запустим к себе какой-то крупный бюджет, мы сразу получим на борт приличное количество новых и неожиданных проблем - появится много желающих в этот бюджет вписаться. Учитывая специфику проекта, я уверен, что такого приключения наш проект не переживет.

Эти соображения абсолютно верны, пока мы говорим о фестивале в целом.

С другой стороны, я не уверен, что следует накладывать такие ограничения (работать только на свои деньги, не продавать рекламы) на конкретные проекты. Почему нет? Если речь идет не о фестивале в целом, а о каком-то конкретном деле, если четко расписаны рамки вклада и рамки получаемой рекламы, то такой подход, я считаю, не повредит делу.
Допустим, если какой-то проджект найдет спонсора, который сможет оплатить дорогу каких-то музыкантов из-за рубежа, то это прекрасно. При условии, что о вкладе такого спонсора четко известно: кто его привлек, с какой целью, в каких объемах продана реклама. Особенно если объем рекламной компании утвержден гильдией дизайнеров, и гильдией худруков, и если подробности четко отражены в бюджете фестиваля, который доступен для рассмотрения участникам и посетителям.
А если допустим, проджект медцентра найдет контору, которая возьмется оплатить какие-то конкретные расходы на медицину, о чем будет свидетельствовать большая надпись на этом медцентре, то это вообще прекрасно.

В вопросе привлечения и распределения ресурсов есть две проблемы разбалансировки, с которыми мы непременно столкнемся.
1) Разные проджекты смогут собрать разное количество ресурсов (прежде всего личных), соответственно их вклад будет неравнозначен.
2) Какое-то количество ресурсов собирает фестиваль, как в виде аска гильдий, так и в виде прибыли с проектов-доноров.

Нужно принять какую-то методику деления ресурсов, которая бы устраивала всех участников хотя бы в первом приближении. А то может получиться тупо - какой-то проджект, который смог собрать мало ресурсов самостоятельно, стягивает общефестивальные ресурсы, а человек, которые много вложил своего, не может допроситься какой-то малости. :-)

Трехзвенная информационная среда

Создание матричной волонтерской структуры ставит перед нами огромное количество координационных задач. Причем эти задачи мы должны решить по максимуму дистанционно, средствами сети. Я думаю, что в этом нам бы очень помогла специализированная среда, в которой можно было бы решать наши задачи. Опыт разработки такого типа у ринетовской команды есть, я не вижу ничего совсем уж невозможного.
Цель информационной системы - это поддержка ПХ. Нам нужна не просто социальная сеть, пригодная для интересного общения, а система, ориентированная на общение результативное.
В принципе, все наши задачи можно решить грамотным использованием комбинации форумов, блогов, вики, рассылок и гуглдока. Но есть возможность реализовать все на одной платформе (на доработанном битриксе). Я думаю, что мы в сентябре-октябре начнем выкатывать какие-то семплы, которые можно будет пощупать.

Трехзвенная система включает следующие принципиальные части: фронтенд, рабочий котел, бекенд.

Фронтенд – лицо волонтерского сообщества - раздел на сайте, посвященный работе волонтерского объединения, показываемый посетителям из интернета.
Для каждого дивижна (гильдии или проекта) можно будет создать площадку – место для публикации их материалов - текстов, видео, графики, новостей. Совокупность этих площадок будет выглядеть как конгломерат сайтов со своим дизайном, контентом и т.п.
Когда открывается новый дивижн, нужно, чтобы с минимальными затратами труда (из шаблонов) создавался его фронтенд. Если у дивижна возникнет желание развивать площадку сверх базового комплекта, битрикс это легко позволяет.
Задачи фронтенда:
- рассказать посетителям о сути дивижна - чем занимаются и т.п.
- опубликовать призыв на присоединение (форма, заполняя которую человек может получить авторизацию в закрытой части системы)
- опубликовать призыв на ресурсы

Рабочий котел - место, где люди общаются. Как имеющийся форум, требования – стандартны. Для каждого дивижна должен автоматом создаваться раздел, который может быть настраиваем мастером дивижна.

Можно использовать еще и блогленты. У блоглент есть свои плюсы, например тегирование, блогленту легко постить на фронтенде, превращая ее в новостную.

Интеграция рабочего котла с кадровой базой позволит развернуть сервис по оповещению. Сейчас человек, для того чтобы не пропустить что-то важное, должен на форуме просто висеть. Сервис же будет отправлять уведомления по е-мейл об открытии в разделе каждой новой темы.

Бекенд
Важно понимать еще и вот что. Форум и блог по сути - это развлекательная технология. Есть люди, которые получают удовольствия от флудов на форумах и в блогах. Тем не менее, в ПХ задействовано много людей, которые не испытывают особой любви к виртуальному общению. Поэтому очень важно технически разделить обсуждение проблемы и публикацию решения, чтобы итог дискуссии не нужно было выуживать из мегабайтов флуда. Решения, принятые сообществом, должны быть опубликованы в бекенде – за кристаллизацией сути дискуссии в виде решений сообщества должен следить мастер сообщества. Бекенд, нужен в частности для того, чтобы отделить общение от принятия решения.

Бекенд - это набор сервисов, заточенных под решение координационных задач волонтерских сообществ:

1) Кадровая база, способная:
- вести персональные данные (ник, email, телефон)
- поддерживать привязку участия человека в проектах и гильдиях, возможно и в нескольких сразу (человек должен определиться и с гильдией и с проектом, иначе он попадает в категорию неопределившихся, и с ним работает координатор гильдии волонтеров, пока не определится, куда он хочет приложить свои усилия)
- вести архив проектов, которыми он занимался раньше

2) Карта проектов и гильдий - формальное описание их структур и задач.
Здесь же конструктор сообществ - как только мы формулируем чем сообщество занимается, автоматом создаются соответствующие разделы на сайте, в форумах, в кадровой базе, в планировщике.

3) Доска объявлений - у каждого проекта и у каждой гильдии своя лента объявлений. С возможностью написать текст, нажать кнопку и оповещение разошлется по кадровой базе всем участникам дивижна.

4) Планировщик – сервис планирования и верификации проектов.
Гильдмастер понимает какие формальные вопросы следует задать проекту, чтобы во-первых оценить уровень его готовности, а во-вторых сагрегировать фестивальные потребности. На основе этих вопросов составляется форма с набором полей, которую предстоит заполнить совместными усилиями проджекта, волонтера функции и гильдмастера. Уровень подготовки проектов можно будет оценить по аналитическим сводкам, в которых, кроме того, можно будет оценить совокупный объем требуемых ресурсов и объем дефицита.
Даже сама по себе таблица проект/гильдия, в которой будут раскиданы люди, взявшие на себя определенные обязательства (функцию), уже очень много нам расскажет об уровне подготовки, и наличии кадровых дыр.

Добавлено: 27.08.2009 04:47:34

Все очень интересно и грамотно.
Единственное, чего ты не коснулся на мой взгляд в должной мере - способов оптимизации структуры всей системы и как следствие перераспределения функций проектов и служб. К примеру, опыт нынешнего года показал, что инфоцентр просто не в состоянии справляться со всеми возложенными на него в нынешнем виде задачами. Следовательно, систему в этом месте надо совершенствовать, возможно разделять функции, а где-то, например, объединять службы - к примеру как вариант (NB: это только предположение!) диспетческую медиков, диспечерскую ремонтников и диспеческую охраны в новую единую диспечерскую немедленного реагирования, освободив от этого инфоцентр. Как будет осуществляться это межсистемное, структурное совершенствование? Ведь основные проблемы возникли именно на стыке разных служб. К примеру, для меня основной проблемой для запуска сцены стало отсутствие взаимодействия службы логистики (Харлей) и службы технического обеспечения (Эльф), хотя в рамках конкретно моего проекта сцены взаимодействие по отдельности как с первым, так и со вторым было вполне нормальным - однако именно вне данного проекта сцены система дала сбой, что сильно затронуло и мой проект. Более того, внутри самого моего проекта сцены система взамиодействия с гильдиями, к примеру, дизайнеров, строителей и нянек поразительно напоминала описанное тобой. Однако, взаимодействие дизайнеров и энергетиков опять-таки происходило порою не лучшим образом (хотя и не так фатально, как в вышеописанном случае).
Так вот, главный вопрос: как научить систему самосовершенствоваться, в том числе и по-крупному, структурно?

Добавлено: 28.08.2009 01:29:50

plant писал(а):

Единственное, чего ты не коснулся на мой взгляд в должной мере - способов оптимизации структуры всей системы и как следствие перераспределения функций проектов и служб.
...
...
...
Так вот, главный вопрос: как научить систему самосовершенствоваться, в том числе и по-крупному, структурно?

Фестиваль живет в нескольких фазах
фаза 1 - фаза осмысления предыдущего опыта, обсуждения концепций на следующий год. (сентябрь - декабрь)
фаза 2 - фаза формирования проектов, когда определяется кто чем хочет заниматься с учетом проработанных концепций (январь- февраль)
фаза 3 - фаза проработки проектов, сбор команд, проработка и уточнение бюджетов, (март - первая половина апреля)
фаза 4 - фаза детальной проработки проектов, добивка критичных но неподготовленных проектов, налаживание межпроектной координации (15 апреля - 15 мая)
фаза 5 - строяк, работа с посетителями, (15 мая-10 июня)
фаза 6 - фест
фаза 7 - демонтаж (до 01 июля)
фаза 8 - подведение итогов, закрытие и архивация проектов (июль август)

Обращаю внимание на то, что в фазе 1 никаких проектов нет вообще.
В этот момент происходит исключительно обдумывание.

Кроме того есть фаза8, в которой происходит подведение итогов, то есть обдумывание - понимание что сделано не так.
Есть фаза 2 - фаза пересборки проектов.

Это очень пластичная штука. На первой фазе никакой структуры нет - есть бульон из которого проекты будут собираться заново.

Если у нас вообще есть потенциал к самосовершенствованию, то такая система к нему максимально лояльна. Предположительно, выявленные слабые места, в следующем году будут отработаны.

Добавлено: 28.08.2009 02:46:19

В принципе, твое видение этого процесса в значительной мере совпадает с моим, изложенным ранее.
Однако, именно этот процесс, как наиболее важный для формирования всех последующих, наращиваемых сверху деталей, я просил бы очень внимательно и детально проработать. Тут есть много подводных камней, а неправильно заданный скелет процесса (фазы 1-3) очень сложно выправить в дальнейшем. Очень важно подумать о чем-то типа независимого экспертного совета, как отдельного чего-то с собственным мнением и часто не из тех кто делал Холмы, т.к. толпа волонтеров/всяких инфоцентровцев в целом добра, но очень часто не права.

Добавлено: 28.08.2009 02:56:27

plant писал(а):

т.к. толпа волонтеров/всяких инфоцентровцев в целом добра, но очень часто не права.

Вопрос в том, что люди будут делать то, что хотят или ничего.
С этим нужно смириться. IMHO

Добавлено: 28.08.2009 02:59:59

Timhydr Никто не отнимает у них это право. Вопрос только в слепости толпы. Мнение эксперта может очень многое этой толпе подсказать. Если толпа достаточно креативна (а я надеюсь на это).

Добавлено: 28.08.2009 03:05:46

plant писал(а):

Timhydr Никто не отнимает у них это право. Вопрос только в слепости толпы. Мнение эксперта может очень многое этой толпе подсказать. Если толпа достаточно креативна (а я надеюсь на это).

Что такое гильдия? Это сообщество людей обладающих знанием и опытом в данном разрезе.
Ну допустим гильдия худруков. Оно само по себе есть экспертное сообщество. Никакой толпы тут не возникает.
Э... ну просто потому что худ.руков у нас толпы нет. А есть человек семь, допустим. Я не вижу необходимости к ним делать какую-то надстройку.

Дальше продолжать?

Добавлено: 28.08.2009 03:07:45

Экспертный совет может иметь свое мнение, но ничего не решает. Только сообщает свой независимый результат оценки.

Это стандартная система, принятая во всем цивилизованном мире. Доверяй сам себе, но проверяй, если хочень не заблуждаться в самооценке и самосовершенствоваться.

Как пример - гильдия логистики (в лице 1-2 чел) наверняка оценит свою работу на ПХ-2009 как очень хорошую. Инфоцентровцы, по сути выполявшие только второстепенные функции, но видившие большой объем кипежа по перетаскиванию барахла и человеческих тел на территории феста, также непременно скажут, что логистика была настолько сложна и неповторима, что ее невозможно сделать лучше. Любой же _грамотный_ эксперт со стороны объяснил бы бред и несостоятельность бардачной логистики ПХ09.

Добавлено: 28.08.2009 04:02:41

plant писал(а):

Экспертный совет может иметь свое мнение, но ничего не решает. Только сообщает свой независимый результат оценки.

Как пример - гильдия логистики (в лице 1-2 чел) наверняка оценит свою работу на ПХ-2009 как очень хорошую. Инфоцентровцы, по сути выполявшие только второстепенные функции, но видившие большой объем кипежа по перетаскиванию барахла и человеческих тел на территории феста, также непременно скажут, что логистика была настолько сложна и неповторима, что ее невозможно сделать лучше. Любой же _грамотный_ эксперт со стороны объяснил бы бред и несостоятельность бардачной логистики ПХ09.

Соображения
1) Мы исходим из того, что все планы сформированы и доступны для ознакомления всех желающих волонтеров (среди которых умных и опытных людей вполне достаточно). Если в планах будут косяки и будут люди готовые заниматься аудитом, то косяки будут выявлены и исправлены. Это то, что нужно?

2) Качество планирование это извините вопрос вводных. В 2005, 2007,2008 году у меня не было никаких логистических проблем. Я всегда разгружался прямо на точке. Ситуация сложившаяся в 2009 году стала для меня полнейшей неожиданностью. Фактически я весь строяк только и делал, что таскал на горбу грузы. Кто мог это предположить? Какой эксперт? А если бы и предположил его бы засмеяли

3) Как такового логистического звена на ПХ2009 как и на всех предыдущих попросту не существовало. Его нужно вводить на уровне проектов - теперь-то это понятно - и это даже не столько вопрос размытых дорог, сколько вопрос радикально возросшего грузопотока.
То что было в 2009 с логистикой это все таки экспромт. Для экспромта - неплохо. Мое мнение.

Добавлено: 28.08.2009 04:24:11

Timhydr Для меня логистика на Холмах началась в 2007, когда помимо своих грузов на Газель приходилось по куче точек забирать кучу ненужного арт-хлама, потом с этим всем ночевать где-то посреди непостроенных сцен и остутствующих складов, а после Холмов помимо опять-таки своего скарба забивать Газель под завязку твоими непроданными/несваренными макаронами и какими-то крупами Smile

и развозить это все в Ринет и куда-то вокруг. Ты тогда еще не сценами занимался Laughing

Что касается экспертных оценок вообще, то мое мнение, что они все-таки желательны. Очень полезно бывает услышать незаинтересованное в плане участия мнение от человека, который в теме, но занимается другими проектами. Хотя бы раз в год.

Добавлено: 02.09.2009 13:09:31

Надо бы еще 2 объекта добавить.
1) Склад (с ответственным).
2) Волонтерский центр.
Вообще странно что склада до сих пор никто не делал, а он решает многие проблемы...
К примеру - где топора и сколько их вообще...
Камера хранения не то. Это может быть небольшой довесок склада.
А в целом я за матричную систему. И уже давно Smile

Добавлено: 03.09.2009 20:11:28

Вот-вот - Единый учёт ресурсов и завхоз(ы). Этого дико не хватало на ПХ09

Добавлено: 03.09.2009 22:27:38

gnedovskiy писал(а):

Надо бы еще 2 объекта добавить.
1) Склад (с ответственным).
2) Волонтерский центр.
Вообще странно что склада до сих пор никто не делал, а он решает многие проблемы...
К примеру - где топора и сколько их вообще...
Камера хранения не то. Это может быть небольшой довесок склада.
А в целом я за матричную систему. И уже давно :)

Предлагаемые гильдии (часть сложилась, часть необходимо сформировать)

- хозяйственники (хранение материалов и инструментов на фестивале, ремонт)

Добавлено: 07.09.2009 23:41:57

Круто! Прям зачитался. Реально захотелось поволонтерить на ПХ Smile

Добавлено: 12.10.2009 23:36:21

Круто!
Вообще, матричная система управления считается одной из самых сложных в менеджменте. Основная проблема - совместить административное и предметное управление. Далеко даже не во всех корпорациях это удается. Но то, что этим озаботились, внушает оптимизм. Хотя... все-равно все сводилось, сводится и сведется к личностям Smile

На мой взгляд, просто каждый должен делать то, что умеет делать.
Как-раз именно Эльф, в основном, занимался технической логистикой, т.е. взаимодействием с прокатчиками и доставкой оборудования. А то, что у него не очень хорошо это получилось, говорит о том, что он занимался не своим делом. Коля - неплохой прокатчиик (световик и звуковик), у него есть контакты с прокатчиками, но переварить организацию всего этого на нескольких сценах он качественно не смог. На практике банально оказалось, что оборудование доехало до деревни, а дальше никто не знал, что с ним делать, и что на какую сцену завозить. В итоге, пришлось собирать все по всей территории феста. Именно в этот момент утопили трактор возле инфоцентра. Сознаюсь, сам слишком был поглощен Луной и не проконтролировал этот процесс вовремя, подключился к местной развозке слишком поздно. Но никто из технической группы ПРОСТО НЕ ЗНАЛ, что оборудование прибыло и челночится малыми партиями из деревни на фест. Харлей об этом сообщил, когда половина уже была транспортирована. В итоге, усилители и акустику, предназначавшуюся для Луны, завезли на Землю и Уран. Свет для Земли - тоже на Уран и т.д. Так что, двумя руками за систему менеджмента. А дальше, глядишь, и по ISO 9000 можно будет работать Smile

Добавлено: 13.10.2009 10:51:13

Кстати насчет склада (может это и говорилось уже не один раз) хотелось бы добавить, что он был одним из решений проблемы с привезенной мелочевкой. А то получается что по посту "фестивалю нужны..." привозятся гвозди, саморезы, веревки, то, сё, пятое, десятое - а кому это все нужно в конечном итоге - абсолютно непонятно. Ладно, бумагу с маркерами в инфоцентр сдал, потому как они и были заказаны инфоцентром. Но ведь бродить по всей территории и искать, кому что из привезенного нужно - не вариант. А оставлять в инфоцентре груду барахла по той причине, что у них есть связь (хотите - раздавайте, хотите - по стенам развешивайте, не хотите - выбрасывайте), потому что непонятно, кому это предназначено - думаю не совсем нормально. Я большую часть привезенной мелочи оставил на площадке сцены Луны. Правда до сих пор не знаю, пригодилось ли оно там и если нет - нашло ли применение где-то еще. Со складом хотя бы была уверенность, что эта мелочевка дошла до тех рук, которые в ней нуждались.

Кстати, стремяночка там не всплыла нигде? Переданная с машиной 6го числа на поляну и ушедшая в неизвестном направлении. До сих пор новую купить не могу... А без нее как без рук Smile

Добавлено: 13.10.2009 11:18:44

Цитата:

Как-раз именно Эльф, в основном, занимался технической логистикой, т.е. взаимодействием с прокатчиками и доставкой оборудования. А то, что у него не очень хорошо это получилось, говорит о том, что он занимался не своим делом.

Думаю, что не справлялся он не потому, что не его это дело, а потому, что одному невозможно было все успеть, и в деревне, и на полянах. К тому же, он занимался не только логистикой, он стремился сдать оборудование сцены "под ключ". Это очень правильно, но на практике получалось так - "вот оборудование для "Венеры", но пока не запущу "Землю" я его вам не поставлю...

Добавлено: 13.10.2009 11:40:04

Цитата:

А то получается что по посту "фестивалю нужны..." привозятся гвозди, саморезы, веревки, то, сё, пятое, десятое - а кому это все нужно в конечном итоге - абсолютно непонятно.

Я когда загружал Соболя в Мск, снабдил грузы сопроводительной запиской, что и куда предназначено. Все равно все перемешалось. Вещи Виктура для Марса затерялись, он потом долго (справедливо) возмущался.
Короче, гильдию грузчиков и кладовщиков надо организовать так, как нянек для музыкантов. Чтобы было кому принимать грузы и передавать по назначению конкретному ответственному лицу - администратору сцены, координатору стройки, завхозу админки и тд. И обязательно маркировать при отправке грузы и сопроводиловку оформлять, где конкретно должно быть расписано кому(персонально), куда, чего и сколько.

Добавлено: 13.10.2009 11:53:23

Леонидис,

Цитата:

Короче, гильдию грузчиков и кладовщиков надо организовать так, как нянек для музыкантов.

Я боюсь, что "гильдии грузчиков" может вообще не получиться. Как может не получиться гильдии сортирокопателей и.т.п. И это нормально, всем же хочется заниматься интересными вещами.
А что с этим делать — хз.

Добавлено: 13.10.2009 12:17:36

Formatcde писал(а):

Леонидис,
Цитата:
Короче, гильдию грузчиков и кладовщиков надо организовать так, как нянек для музыкантов.

Я боюсь, что "гильдии грузчиков" может вообще не получиться. Как может не получиться гильдии сортирокопателей и.т.п. И это нормально, всем же хочется заниматься интересными вещами.
А что с этим делать — хз.

Не совсем так! Ты не ухватил сути матричной структуры:
1. гильдия не создается сама по себе, она создается волонтерами участвующими в различных проектах.
т.е. в каждом проекте должен быть свой "грузчик" (скорее "логистик"), который и следит за перемещением груза для данного проекта.
и если этого человека нет - это беда отдельного проекта (и людей, которые решили отдать свое барахло в такой проект), а не феста в целом.
2. никто не против "совмещения должностей" в разумных пределах.
т.е. если проект небольшой (по количеству задействованных волонтеров) то логистикой может заниматься и сам проджект, например.

Вообще вся эта система будет работать, когда проекты станут "укрепляться", как написал Тимур. Пока что этого не происходит. Сразу "осознали себя" только гильдии. И это не есть хорошо - это старые яйца, только в профиль.